Возмещение стоимости проезда до места работы

Добрый день. Наша фирма занимается грузоперевозками водным транспортом (в собственности теплоходы-сухогрузы)
Офис находится в Самаре, теплоходы на зимний период ставятся на отстой в Ярославле. Сотрудники набираются по всей России (есть и самарские, и ростовские, и из нижнего новгорода).
Мы возмещаем проезд сотрудникам из дома до места отстоя судна.
Хотелось узнать как лучше оформить данное возмещение: 1. сотрудники сдают билеты и мы выплачиваем указанную там сумму (но многие едут автобусом, и на билетах нет фамилий, а некоторые вообще не сохраняют билеты) 2. либо мы издаем приказ, где прописываем стандартную сумму, которую возмещаем (без приложения отчетных документов)
Спасибо.